Klauzula informacyjna RODO

1. Administrator Danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Niepubliczny Żłobek Montessori Dreams w Krakowie, numer wpisu do rejestru żłobków prowadzonego przez Urząd Miasta Krakowa 15754/Z, adres ul. Sadowa 11, 30-408 Kraków, prowadzony przez Fundację Popularyzacji Edukacji Artystycznej. Adres: ul. Kurzei 17/7, 31-618 Kraków.

 

2. Cele Przetwarzania Danych 

Informujemy, że dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

 

Dane osobowe rodzica / prawnego opiekuna

1. W celu realizacji umowy zawartej z Panią/Panem dotyczącej świadczenia usług opiekuńczo-wychowawczo-dydaktycznych przez żłobek na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy).

2. W celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, związanych z rachunkowością, dokumentowaniem opłat oraz obowiązkiem przechowywania dokumentów księgowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z: art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (wymóg wskazania stron operacji gospodarczej – np. płatnika czesnego), art. 74 ust. 2 pkt 1 tej ustawy (obowiązek przechowywania dokumentacji przez co najmniej 5 lat), art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (obowiązek przechowywania dokumentów mających znaczenie dla ustalenia zobowiązań podatkowych przez 5 lat od końca roku podatkowego).

3. W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów na podstawie z art. 6 ust. 1 lit c oraz 9 ust. 1 lit g w zw. z art. 30, 44, 44a ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej.

4. W celu publikacji zdjęć i nagrań przedstawiających dziecko na wskazanych portalach społecznościowych (Facebook, Instagram) oraz w aplikacji LiveKid, wyłącznie w zakresie udzielonej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda na przetwarzanie danych osobowych) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (zgoda na rozpowszechnianie wizerunku).

 

Dane osobowe dziecka

5. W celu realizacji obowiązków Administratora wynikających z przepisów prawa oświatowego, w tym zapewnienia opieki, edukacji i wychowania dziecka w placówce niepublicznej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w związku z art. 13b ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty oraz art. 30a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe.

6. W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów na podstawie z art. 6 ust. 1 lit c oraz 9 ust. 1 lit g w zw. z art. 30, 44, 44a ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej.

7. W celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów na podstawie art. 6 ust. 1 lit c RODO w zw. z regulacjami ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych

8. W celu dokumentowania i organizowania udziału dziecka w konkursach, wydarzeniach, zajęciach dodatkowych oraz innych formach aktywności żłobkowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda rodzica/opiekuna).

9. i. W celu publikacji wizerunku dziecka w formie zdjęć i nagrań na stronie internetowej Żłobka, portalach społecznościowych (Facebook, Instagram, YouTube) oraz w aplikacji LiveKid, a także w materiałach prezentujących codzienną pracę i działalność Żłobka, wyłącznie w zakresie udzielonej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda rodzica/opiekuna prawnego) oraz art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (zgoda na rozpowszechnianie wizerunku).

10. W celu zapewnienia dziecku odpowiedniej opieki, właściwego odżywiania oraz dostosowania metod opiekuńczo-wychowawczych podczas wykonywania umowy na podstawie art. 9 ust 2 lit a RODO

 

Prawnie uzasadniony interes

11. Dane osobowe rodziców/prawnych opiekunów oraz dzieci mogą być przetwarzane również w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, jakie mogą powstać w związku z zawartą umową,  na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest możliwość ochrony swoich praw i interesów w postępowaniach przedsądowych, sądowych lub administracyjnych.

 

3. Termin Usunięcia Danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Konkretne terminy przechowywania zależą od podstawy prawnej i celu przetwarzania:

1. Dane osobowe przetwarzane w celu realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (maksymalnie 6 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończyła się umowa).

2. Dane przetwarzane w celach rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z art. 20 ust. 1 pkt 2 i art. 74 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) – będą przechowywane przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dokumenty księgowe lub podatkowe.

3. Dane dziecka przetwarzane w celu realizacji obowiązków oświatowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z ustawą o systemie oświaty i ustawą Prawo oświatowe) – będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami archiwalnymi oraz kategoriami archiwalnymi dokumentacji (np. zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla żłobków), zwykle do 5 lat od zakończenia uczęszczania dziecka do Żłobka, chyba że przepisy stanowią inaczej.

4. Dane przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),dotyczące wizerunku będą przetwarzane do czasu wycofania zgody nie dłużej niż 4 lat. 

 

4. Odbiorcy Danych

Odbiorcami Pani/Pana oraz dziecka danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa lub na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody. W szczególności mogą to być:

1. Urząd Miasta Krakowa 

2. Biuro rachunkowe/firmy księgowe 

3. Podmioty świadczące usługi na rzecz Żłobka 

4. Organy i instytucje publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa 

5. Podmioty świadczące pomoc prawną – w zakresie ochrony roszczeń Administratora.

6. Dane osobowe, w tym wizerunek dziecka, mogą być udostępniane użytkownikom serwisów społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram, Youtube na których Administrator prowadzi swoje oficjalne profile. Odbiorcami tych danych będą również dostawcy powyższych platform, tj. Meta Platforms Ireland Limited, oraz Google którzy występują w roli odrębnych administratorów danych osobowych i przetwarzają je zgodnie z własnymi politykami prywatności:

1. Polityka prywatności Instagram- https://help.instagram.com/155833707900388

2. Polityka prywatności Facebook- https://www.facebook.com/privacy/policy/?locale=pl_PL

3. Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

7. Dane mogą być również przetwarzane za pośrednictwem aplikacji LiveKid, której dostawcą jest LiveKid Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (ul. Wadowicka 3, 30-347 Kraków). LiveKid przetwarza dane jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia zawartej z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

 

5. Informacja o przekazywaniu danych do państw trzecich

Administrator informuje, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych może dochodzić do ich przekazywania do tzw. państw trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Dotyczy to w sytuacji w których wykorzystywane są narzędzia i usługi dostarczane przez podmiot Meta Platforms, Inc. (właściciel serwisów Facebook i Instagram) oraz Google inc.. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich, w tym do Stanów Zjednoczonych, odbywa się na podstawie stosownych decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych (np. w ramach mechanizmu EU-U.S. Data Privacy Framework) lub – w przypadku braku takiej decyzji – przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

 

6. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych i dziecka oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych osobowych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (taka możliwość istnieje, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

2. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Organu Nadzorczego, gdy uzna Pan/Pani, iż przetwarzanie danych osobowych dotyczących Pana/Pani lub dziecka, narusza przepisy RODO.

 

7. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji

Pani/Pana dane osobowe oraz dane osobowe dziecka nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO. Oznacza to, że na podstawie przekazanych danych nie będą podejmowane decyzje wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na Panią/Pana lub dziecko w sposób wyłącznie zautomatyzowany (bez udziału człowieka).

 

8. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy dotyczącej korzystania z usług opiekuńczo-wychowawczo-dydaktycznych świadczonych przez Administratora. Jest również wymogiem ustawowym w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa oświatowego, rachunkowego i podatkowego. Brak podania danych osobowych przez Panią/Pana uniemożliwi zawarcie umowy oraz świadczenie usług przez, jak również realizację obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.